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2-6. 親近感の湧くメールの文章

メールからの問い合わせは、電話よりもソフトなコンタクトになります。だから、メールから受注することは、電話よりもハードルが高くなります。とはいえ、基本は電話での受け答えと同じです。

まずは、感謝。そして、受容と確認。最後に、質問などをして、お客様が返事をしやすいようなメールの内容を心掛けます。ただし、質問はなるべく一つだけにします。そして、返事をしやすい質問をするよう心掛けましょう。

ところで、メールで親近感の湧く文章とは、どのような文章でしょうか?その最も簡単な方法としては、相手の文体を真似て書くのが良いでしょう。

  1. 畏まった文章で問い合わせをしてきたお客様には、畏まった文章で。
  2. 砕けた文章で問い合わせをしてきたお客様には、少し砕けた文章で。
  3. 長い文には、長い文で丁寧に説明する。
  4. 短い文には、短い文でコンパクトに返事をする。

お客様がメールで使っている表現や言い回しを、そのまま真似てしまっても構いません。

お客様は、自分が書くような文章で返信されたメールに、親近感を持つようです。

ABOUT THE AUTHOR

喜泉堂
キッズプログラミングの記事を担当している、当サイトの運営・管理人です。京都の町家に住んでいます。夫婦と息子(3歳)の三人暮らし。個人で3つのサイト運用をするかたわら、Webコンサルティングやコンテンツ作成アドバイスをしています。話を聴くことと、コーチングが得意です。好きなものは、自然、海、温泉、動物、見知らぬ街。世界中を旅したい!
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